Sygnaliści

INFORMACJA DOT. SYGNALISTÓW - ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) praktykant;
11) wolontariusz;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej i ich rodzin;
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.
Zgłoszenie zewnętrzne - przekazanie pisemne Burmistrzowi informacji o naruszeniu prawa (działanie
lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa). Zgłoszenie
zewnętrzne może zostać dokonane bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego:
Kontekst związany z pracą - przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy
na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy
lub usług, lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano
informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych; powiązanie
treści zgłoszenia z pracą dotyczy również osób biorących udział w naborach, wyborach, konkursach
jak i byłych pracowników, byłych kandydatów na stanowisko pracy.

Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

1) Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego - jak przesłać zgłoszenie:

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być zgłaszane:
- w formie listownej na adres: ul. Katowicka 45, 41-250 Czeladź; z dopiskiem na kopercie np. „Zgłoszenie nieprawidłowości”, Koordynator ds. Zgłaszania Nieprawidłowości Zewnętrznych - do rąk własnych”,

2) Warunki objęcia sygnalisty ochroną;

Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.
Warunkiem objęcia ochroną jest wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

3) Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;
2) datę i miejsce sporządzenia;
3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
4) opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy, w tym termin ich zaistnienia.
Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Do przyjmowania, rejestrowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych jest upoważniony Koordynator, który:
1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego (np. analizuje kryteria naruszenia prawa, zakres naruszenia prawa, ustala kto jest właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia) i jeśli ustali, że:
a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze należącym do zakresu działania Burmistrza przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń
z zakresu działania Burmistrza - rozpatruje zgłoszenie - podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
c) może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Koordynator odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji:
d) przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:
potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił
z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Burmistrz ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty.
Zgłoszenia anonimowe nie są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.
Anonim - zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości.

4) Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji;

Koordynator przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:
informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Koordynator poinformuje sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia, poinformuje również o ostatecznym wyniku działań następczych.

5) Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;

1. Burmistrz:
1) gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
a) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
b) zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
c) zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami,
w związku z dokonanym zgłoszeniem.
2) nadaje imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach procedury.
2. Pracownicy wykonujący czynności w ramach procedury zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania
i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
3. Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy.

6) Zasady przetwarzania danych osobowych:

1. Koordynator po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.
2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3.
6. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego
i sądowo-administracyjnego.
7. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO.

7) Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;

Organ publiczny:
przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne i dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w ustawi o ochronie sygnalistów i ma związek z praca sygnalisty, a właściwy do jego rozpatrzenia jest Burmistrz Miasta Czeladź, to upoważniony Koordynator podejmuje działania następcze. Działaniem następczym może być: postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej, lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcia procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
Działania następcze powinny charakteryzować się podejściem opartym na sprawdzeniu zaistnienia
naruszenia prawa (przyjrzeniu się sprawie), które może być oparte w przepisach prawa
proceduralnego, a w przypadku ich braku na samej procedurze opartej w ustawie o sygnalistach.

8) Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;

1. Burmistrz zapewnia:
1) ochronę poufności i anonimowości,
2) wydawanie na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenia.

2. Burmistrz, w przypadku sygnalisty, będącego pracownikiem urzędu lub dostawcą towarów i usług,
zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania.
W tym celu podejmuje działania polegające w szczególności na:
1) ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;
2) ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem i inne;
3) niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów, lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;
4) nienakładaniu obowiązku lub odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia np. do koncesji, zezwolenia lub ulgi;
5) doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;
6) Przepisy powyższe stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego - na telefoniczną, ustną lub listowną prośbę sygnalisty (osoby, która chce złożyć zawiadomienie o naruszeniu prawa jako sygnalista) podczas bezpośredniego spotkania z Koordynatorem zorganizowanego w terminie do 14 dni od dnia otrzymania takiej prośby.

9) Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów;

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10) Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;

Sygnalista w pierwszej kolejności powinien skorzystać z drogi wewnętrznego zgłoszenia nieprawidłowości. Umożliwienie pracownikom zgłaszania problemów przyczyni się do zwiększonego zaangażowania i lojalności wobec pracodawcy. Wdrożenie procedury dokonywania zgłoszeń zapewni pracownikom i także samemu pracodawcy poczucie bezpieczeństwa i zaufania. Jeżeli pracownicy będą mogli reagować na naruszenia prawa i zyskają możliwość ich zgłoszenia w bezpieczny i poufny dla siebie sposób, wówczas zmaleje liczba naruszeń prawa. Z kolei świadomość istnienia systemu dokonywania zgłoszeń, znacznie utrudni podejmowanie nieuczciwych działań przez współpracowników lub przełożonych.
Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych została określona w Zarządzeniu Nr 407/2024 Burmistrza Miasta Czeladź z dnia 19 września 2024 r.

11) Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00- 090 Warszawa
Telefon - infolinia RPO: 800 676 676 , centrala (22) 55 17 700
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP.
Zgłoszenie może być przekazane również poprzez internetowy formularz, osobiście w biurze lub podczas dyżurów.

Akty prawne:
- Zarządzenie Nr 614/2024 Burmistrza Miasta Czeladź z dnia 20 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych:
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.